Wirtualna centrala telefoniczna „Telfin.Biuro”

Przeznaczenie i obszary zastosowania

Wirtualna PBX "Telfin.Biuro" to wielofunkcyjny system obsługi połączeń i kompleksowej telefonii, wyposażony w wiele możliwości dla biznesu. To chmurowa PBX, która umożliwia organizację efektywnej komunikacji, pomiar i kontrolę wskaźników obsługi klienta oraz poprawę ich jakości.

Produkty "Telfin.Biuro" znajdują zastosowanie w dużych firmach (ponad 500 pracowników), startupach, zdalnych zespołach, sieciach oddziałów, call center, agencjach nieruchomości, sklepach internetowych, TCF i UK, MFO, biurach podróży, centrach medycznych, taksówkach, usługach dostawy i wielu innych obszarach.

W arsenale systemu znajduje się szeroki zestaw gotowych rozwiązań, opracowanych na podstawie doświadczeń klientów firmy. Należą do nich trzy pakiety: Stołeczny, Regionalny i Sklep internetowy. W ich skład wchodzi numer miejski (oprócz Moskwy i Petersburga dostępnych jest jeszcze 71 miast), Wirtualna PBX z dodatkowymi i podstawowymi funkcjami oraz, w przypadku sklepu internetowego, integracja CRM i formularz oddzwonienia. Koszt podłączenia rozwiązań szablonowych jest o 30% niższy.

Ceny na Wirtualną Centrala Telefoniczną "Telfin.Biuro" różnią się i są określane przede wszystkim przez wielkość firmy oraz niezbędny zestaw funkcji biznesowych (dostępnych jest ich ponad 100). Oferowane są cztery rozwiązania: Numer Biznesowy, Standard, Standard +, Korporacja. Szczegóły dotyczące kosztów podłączenia każdego z nich można znaleźć w tabeli poniżej.

Wśród kluczowych zalet korzystania z chmurowej centrali telefonicznej należy wyróżnić następujące:

• Zmniejszenie kosztów firmy o 80% dzięki niskim stawkom telefonii IP;
• Bogata funkcjonalność, jedna z wiodących na rynku;
• Szybkie podłączenie (do 2 godzin) i prosta konfiguracja, która jest realizowana zdalnie przez specjalistów Telfin;
• Gotowe integracje i bogate API;
• Wysoka jakość połączeń i niezawodna praca, co zostało potwierdzone przez wiodących ekspertów i zweryfikowane przez tysiące klientów.

Strona główna Telfin.Biuro

Podstawowe funkcje centrali telefonicznej

Oprogramowanie wyposażone jest w zestaw podstawowych funkcji automatycznej centrali telefonicznej, które są skierowane do trzech kategorii użytkowników: firmy, pracownicy i menedżerowie. Dla każdej z nich dostępny jest odpowiedni zestaw narzędzi, które omówimy dalej.

Strona Wirtualnej Centrali Telefonicznej

Dla firm

Wirtualna Centrala Telefoniczna "Telfin.Biuro" oferuje firmom następujące funkcje:

Wielokanałowy numer
Każde przychodzące połączenie, które trafia do systemu, jest ustawiane w kolejce, klientowi odtwarzana jest dyskretna melodia, a samo połączenie jest przekierowywane do jednego z dostępnych pracowników. Pozwala to na maksymalnie szybką reakcję na wszystkie zapytania.

Podłączenie dodatkowych numerów
Dla firm, które już korzystają z kilku numerów telefonicznych, "Telfin.Biuro" oferuje możliwość ich przeniesienia do wirtualnej centrali telefonicznej wraz z zachowaniem kontaktów, co pozwala na utrzymanie bazy klientów.Do systemu można podłączyć nieograniczoną liczbę dodatkowych numerów, a sama komunikacja wewnątrz firmy pozostanie bezpłatna, nawet jeśli połączenia odbywają się między różnymi regionami.

IVR (menu głosowe)
W wirtualnej automatycznej systemie telefonicznym istnieje możliwość podłączenia i skonfigurowania menu głosowego, dzięki czemu klient nie będzie musiał długo czekać na odpowiedź. IVR powita abonenta, dostarczy mu aktualnych informacji (na przykład poinformuje o promocjach i ofertach specjalnych), ustali cel połączenia, a następnie podpowie, jak dotrzeć do danego działu i/lub pomoże szybko skontaktować się z odpowiedzialnym pracownikiem.

Menu głosowe jest częścią podstawowej funkcjonalności Wirtualnej APT "Telfin.Biuro" i jest konfigurowane bezpłatnie, w jego skład wchodzi również zestaw szablonowych plików audio z powitaniem. Liczba poziomów, które mogą być w nim zrealizowane, nie jest ograniczona, a sam proces korzystania z tego systemu przez klienta jest zapisywany w raporcie.

Funkcja IVR zrealizowana na bazie omawianej centrali telefonicznej pozwala zapomnieć o sekretarzu i tym samym zaoszczędzić środki. System działa w trybie wielokanałowym, zapewnia wysoką jakość połączeń, wygodę i szybkość konfiguracji, a szablonowe frazy głosowe są nagrywane na sprzęcie studyjnym i wysyłane na adres e-mail.

Wymienione powyżej zalety menu głosowego pozwalają na zbudowanie właściwej komunikacji z klientami, osiągnięcie lojalności i wyróżnienie się wśród konkurencji, która wciąż korzysta z tradycyjnych sygnałów dzwonienia.

Scenariusze połączeń
Za pomocą narzędzi systemu "Telfin.Biuro" można konfigurować różne scenariusze rozdzielania połączeń, tworząc w ten sposób maksymalnie przemyślany i zoptymalizowany algorytm dzwonienia. To pozwala znacznie zwiększyć napływ klientów i lojalność zamawiających, a także podnieść wzrost sprzedaży.

Konfiguracja tej funkcji odbywa się bezpłatnie na zlecenie użytkownika Wirtualnej APT, z uwzględnieniem całej specyfiki biznesu, co gwarantuje, że do firmy dodzwonią się za pierwszym razem.Dostępne są różne opcje scenariuszy w zależności od pory dnia, dni tygodnia, cech numeru dzwoniącego (częściowe lub pełne dopasowanie, wyniki wstępnej analizy itp.).

Faks
Wbudowany w oprogramowanie "Telfin.Biuro" wirtualny faks eliminuje potrzebę zakupu rzeczywistego aparatu faksowego oraz niezbędnych materiałów eksploatacyjnych. To narzędzie umożliwia odbieranie i wysyłanie wiadomości wszędzie tam, gdzie jest dostęp do poczty elektronicznej.

Wirtualny faks, zrealizowany na bazie automatycznego systemu telefonicznego, stanowi wygodne rozwiązanie do wymiany wysokiej jakości elektronicznych kopii dokumentów, makiet, zdjęć, umożliwiając przechowywanie tych plików w formacie PDF. Liczba wiadomości, które mogą być odebrane w ten sposób, jest nieograniczona.

Funkcja ta jest dostępna bezpłatnie i wchodzi w podstawowe możliwości systemu telefonicznego. Dzięki niej można zoptymalizować znaczną część obiegu dokumentów w firmie, ponieważ dostępne jest szybkie wyszukiwanie plików i ich przesyłanie. Ponadto wirtualny system wymiany wiadomości pozwala znacznie obniżyć koszty zakupu sprzętu i materiałów eksploatacyjnych, a sam proces jego użycia nie wymaga dodatkowych działań ani udziału sekretarki.

Powitanie głosowe
Za pomocą "Telfin.Biuro" można nagrać powitanie głosowe – tzw. wizytówkę firmy, którą widzi, a właściwie słyszy każdy potencjalny klient podczas rozmowy telefonicznej. Tworzenie takiego powitania odbywa się u profesjonalnego lektora w studiu, co oznacza przyjemne intonacje i prawidłowo akcentowane słowa. To pozwala uzyskać naprawdę wysokiej jakości i czysty plik audio, który będzie później wykorzystywany w IVR.

Wysłanie nagrania powitania, podobnie jak w przypadku omawianego wcześniej menu głosowego, odbywa się na adres e-mail w ciągu kilku dni. Na stronie Wirtualnej Centrali Telefonicznej można zapoznać się z przykładami nagrań i poznać koszt tej usługi.

Automatyczny identyfikator numeru
Kolejna podstawowa funkcja systemu "Telfin.Biuro", dostępna do skonfigurowania i późniejszego użycia w panelu użytkownika. Dzięki niej można spersonalizować komunikację z klientami i partnerami, zachowując ogólny styl korporacyjny i informując ich, kto dzwoni.Działa zarówno dla telefonów stacjonarnych, jak i mobilnych.

AON może być skonfigurowany dla numerów głównych i dodatkowych (rosyjskich), a połączenie jest możliwe od razu dla wszystkich pracowników jednego działu. System działa w ten sposób, że wszyscy menedżerowie dzwonią do klientów z jednego numeru, nawet jeśli faktycznie znajdują się w zupełnie różnych miejscach.

Wiadomości tekstowe
W przypadkach, gdy firma nie ma dostępu do adresu e-mail klienta, a jednocześnie istnieje potrzeba wsparcia lojalności i okresowego przypominania o sobie, "TelFin.Biuro" oferuje możliwość wysyłania SMS-ów. To szybki i wygodny sposób informowania, a także znacznie mniej natrętny niż połączenia na telefon komórkowy. Za pomocą wiadomości tekstowych można ogłaszać promocje i oferty specjalne, informować o zmianach w godzinach pracy, adresach lub danych kontaktowych, przekazywać i potwierdzać numer zamówienia, kwotę, adres i czas dostawy, a także wiele innych informacji.

Dzięki Wirtualnej Centrali Telefonicznej można nie tylko wysyłać, ale także odbierać SMS-y, pisać i przeglądać je w rozszerzeniu przeglądarki oraz w aplikacji mobilnej. Maksymalny rozmiar wiadomości wynosi 70 znaków, co pozwala na umieszczenie informacji o wskazanym powyżej typie. Sama funkcja jest dostępna nie tylko w ramach systemu, ale także dla wirtualnych numerów mobilnych w Petersburgu.

Otwarte API
"TelFin.Biuro" oferuje darmowe REST API, za pomocą którego można efektywnie zarządzać funkcjonowaniem i konfiguracją centrali telefonicznej. Możliwe obszary zastosowania: integracja z nową aplikacją biznesową lub telefonią z wewnętrznymi, niestandardowymi systemami firmy. Z innymi przykładami i dokumentacją można zapoznać się na oficjalnej stronie systemu.

Otwarte API umożliwia powiadamianie o połączeniach, inicjowanie przychodzących połączeń, uzyskiwanie historii i nagrań rozmów, ich przechwytywanie, przekierowywanie na wskazane numery, odsłuchiwanie, parkowanie, wstrzymywanie, interaktywną obsługę połączeń na podstawie parametrów. Dostępna jest również konfiguracja dodatkowych pracowników i kolejek, suflerowanie, zwracanie się do obu uczestników rozmowy, powiadamianie o wolnym miejscu i saldzie itp.

Konferencje telefoniczne
Jedną z wielu możliwości Wirtualnej Centrali Telefonicznej "TelFin.Biuro" jest konferencja telefoniczna.To optymalna metoda komunikacji w przypadkach, gdy do rozmowy należy zaangażować kilku rozmówców, ale z różnych powodów nie można zorganizować osobistego spotkania.

System umożliwia podłączenie do rozmowy dowolnych telefonów – wewnętrznych, zewnętrznych, miejskich, mobilnych. Uczestnicy sesji mogą znajdować się w różnych miastach lub krajach, dostępna jest również funkcja nagrywania rozmów. Dla jednorazowych i/lub regularnych wydarzeń można stosować stałe ustawienia, co można zrobić samodzielnie lub z pomocą sekretarza.

Wideokonferencja
Oprócz głosowej, chmurowa centrala telefoniczna oferuje możliwość wideokonferencji. To wygodne rozwiązanie do szybkiej komunikacji i zdalnego kontaktu, dostępne w dwóch wariantach – bezpłatnym i dedykowanym. Liczba uczestników takiej sesji i jej czas trwania są nieograniczone, do podłączenia nie jest wymagana rejestracja, ale dla zapewnienia bezpieczeństwa każdemu użytkownikowi można przydzielić hasło.

Wśród możliwości wideokonferencji należy wyróżnić prowadzenie statystyk aktywności uczestników, czat do komunikacji, narzędzie do udostępniania ekranu, tryb "Wykładu", dedykowany serwer, nagrywanie sesji, logo w interfejsie itp.

Rozszerzenia do przeglądarki
Wirtualna centrala telefoniczna "TelFin.Biuro" jest dostępna do użytku nie tylko jako oprogramowanie, ale także z przeglądarki internetowej – w tym celu wystarczy zainstalować dedykowane rozszerzenie. Dzięki niemu można wykonywać połączenia bezpośrednie, przeglądać dziennik i katalog, otrzymywać powiadomienia o połączeniach przychodzących i nieodebranych, wysyłać i odbierać SMS-y.

Rozwiązanie jest dostępne dla Google Chrome, Mozilla Firefox i Yandex.Browser.

Pracownicy

Oprócz szerokiego zestawu narzędzi i funkcji dla firm, w rozważanej automatycznej centrali telefonicznej znajduje się szereg możliwości skierowanych do pracowników – przede wszystkim na różne aspekty ich pracy.

Kolejka połączeń
"TelFin.Biuro" umożliwia zorganizowanie kolejki połączeń w celu ich utrzymania i efektywnej obsługi. Operator, kończąc rozmowę z jednym klientem, natychmiast połączy się z kolejnym.Ostatni, czekając na połączenie, będzie mógł odsłuchać informacje pomocnicze, muzykę lub reklamę, wcześniej przygotowaną dla menu głosowego.

Dzięki elastycznym scenariuszom konfiguracji kolejek połączeń, dostępnym w Wirtualnej Centrali Telefonicznej, każdy klient z pewnością będzie mógł dodzwonić się do firmy i otrzyma gwarantowane odpowiedzi na wszystkie interesujące pytania. Liczba połączeń na linii jest nieograniczona, dostępne są różne opcje rozdzielania między pracownikami (od razu wszystkim, równomiernie, sekwencyjnie, losowo, według priorytetu).

Przekierowanie połączenia
Wirtualna Centrala Telefoniczna umożliwia przekierowywanie przychodzących połączeń na dowolne, nawet zewnętrzne telefony. Może to być zrealizowane również w trakcie rozmowy z możliwością równoległej komunikacji zarówno z dzwoniącym abonentem, jak i z pracownikiem, na którego następuje przekierowanie.

To podstawowa funkcjonalność systemu, działająca w dwóch trybach: z konsultacją (pozwala wprowadzić kolegę w temat) i bezwarunkowo (bez powiadomienia). W razie potrzeby w ustawieniach można zabronić przekierowywania połączeń kierownikowi i/lub konkretnym działom, na przykład w okresach sprawozdawczych lub podczas wyjazdów służbowych.

Przechwytywanie połączenia
Aby nie przegapić żadnego przychodzącego połączenia, wirtualna centrala telefoniczna oferuje możliwość ich przechwytywania – przełączając połączenie na swój numer wewnątrz sieci korporacyjnej, specjalista będzie mógł odpowiedzieć zamiast kolegi, który prowadzi ważniejszą rozmowę lub jest nieobecny. Funkcja jest bezpłatna i, w zależności od scenariuszy, może być używana zarówno przez wszystkich pracowników i ich grupy, jak i przez menedżerów. Podobnie jak w przypadku poprzedniego narzędzia, dostępna jest konfiguracja wyjątków.

Przekierowanie
Zapewnienie mobilności pracy, optymalizacja komunikacji i zwiększenie lojalności klientów pomoże zrealizowana na bazie systemu "Telfin.Biuro" funkcja przekierowania. Dzięki niej przychodzące połączenia mogą być przekierowywane na dowolne numery, w tym mobilne i domowe. Dodatkowo istnieje możliwość tworzenia różnych scenariuszy z uwzględnieniem specyfiki firmy, działających w zależności od pory dnia, dni tygodnia i innych warunków.

Przekierowanie pozwala efektywnie zorganizować pracę zdalną i odpowiadać na wszystkie połączenia, niezależnie od pory dnia i lokalizacji.W ten sposób można łatwo zastąpić każdego pracownika, kierując połączenie na wewnętrzny numer kolegi i zapewniając stały kontakt oraz wsparcie dla klientów w trybie 24/7.

Poczta głosowa
Zawsze pozostawać w kontakcie i nie stracić żadnego kontaktu, nawet przy dużym natężeniu połączeń, podczas spotkań, w dni świąteczne i weekendy, o każdej porze dnia i nocy pomoże jednolity skrzynka pocztowa poczty głosowej dla całej firmy oraz osobiste skrzynki dla pracowników, stworzone według indywidualnych algorytmów. To kolejna podstawowa funkcja Wirtualnej Centrali Telefonicznej "Telfin.Biuro", wyposażona w możliwość precyzyjnego dostosowania.

Poczta głosowa pozwala nagrywać i przechowywać wiadomości, duplikować je i wysyłać na adres e-mail. W razie potrzeby można ograniczyć dostęp do odsłuchiwania powiadomień, a także istnieje możliwość otrzymywania powiadomień o stanie magazynu. Rozmiar tego ostatniego dla każdego wewnętrznego numeru wynosi 10 MB, co wystarcza na 100 minut nagrań.

Aby zorganizować maksymalnie efektywną pracę funkcji, zaleca się podłączenie automatycznej sekretarki (można używać różnych nagrań dla różnych skrzynek), a dla zapewnienia nieprzerwanej pracy – skonfigurowanie powiadomień. Sprawdzić pocztę można bezpośrednio z wiadomości, która jest wysyłana na wskazany adres e-mail, lub w panelu osobistym systemu, w sekcji "Dziennik połączeń", o której już wcześniej pisaliśmy.

Czarne i białe listy
Automatyczna centrala telefoniczna umożliwia blokowanie niechcianych przychodzących numerów, które zostały automatycznie zidentyfikowane. Działanie tej funkcji obejmuje również numery wewnętrzne. Po dodaniu do czarnej listy abonent zawsze będzie słyszał sygnał "zajęty", w razie potrzeby można również ustawić indywidualne ustawienia.

Dostępne w "Telfin.Biuro" jest również biała lista. Połączenie od abonenta znajdującego się na niej zostanie przekierowane zgodnie z wcześniej określonymi ustawieniami. Możliwą opcją zastosowania jest automatyczne połączenie klienta z osobistym menedżerem.

Dla czarnej i białej listy można ustawić przetwarzanie dla grupy numerów według maski. Sama funkcja pozwoli pracownikom nie rozpraszać się na niechciane połączenia, tym samym zwiększając jakość reakcji i obsługi rzeczywistych zgłoszeń.Jak wiele z omówionych powyżej, ta należy do podstawowych możliwości Wirtualnej Centrali Telefonicznej.

Grupy dodatkowych pracowników
Dla dużych firm z dużą liczbą pracowników "Telfin.Biuro" oferuje możliwość ich podziału na filie (grupy), dla każdej z nich można przeglądać szczegółową statystykę. Liczba grup, które mogą być utworzone za pomocą tego narzędzia systemu, jest nieograniczona, a administratorów może być kilku. Każdy z takich elementów i włączonych dodatkowych będzie miał oznaczenie w jednym kolorze.

Po podziale pracowników na filie, kierownik uzyska dostęp do ustawień i statystyk, co pozwoli na szybką reakcję na zmiany w grafikach pracy, badanie i podnoszenie jakości świadczonych usług. Narzędzie znajduje również zastosowanie w szkoleniu, na przykład można dołączyć do rozmowy stażysty z klientem, podpowiadać mu, analizować dialog, odsłuchiwać nagrania itp.

Kierownicy

Ważnym elementem Wirtualnej Centrali Telefonicznej "Telfin.Biuro" jest narzędzie dla kierowników, które oferuje następujące możliwości:

Nagrywanie i przechowywanie rozmów
Rozmowy robocze pracowników i klientów, prowadzone w ramach firmy, negocjacje i konferencje mogą być nagrywane i przechowywane w archiwum systemu. Możliwość monitorowania, oferowana przez to narzędzie, pozwala na analizę procesu obsługi klientów i podniesienie jego jakości, kontrolowanie obciążenia, redukcję kosztów oraz wzmocnienie odpowiedzialności personelu. Dzięki temu można również kontrolować pracę podwładnych, zwiększać dyscyplinę i, co szczególnie ważne, zapobiegać wyciekom informacji.

Chmurowa centrala telefoniczna umożliwia nagrywanie pracowników i kolejek, wszystkich lub wybranych połączeń (dostępne wstrzymanie). Otrzymane w wyniku pliki audio są przechowywane i mogą być odsłuchiwane w panelu użytkownika centrali i/lub pracownika, pobierane w formacie WAV do odsłuchu offline. Dzięki gotowym integracjom nagrania można przesyłać do CPM.

Dołączenie do rozmowy
"Telfin.Biuro" oferuje możliwość dołączenia do rozmowy.W ten sposób kierownik i/lub dyspozytor kolejki może w czasie rzeczywistym nasłuchiwać dialogu pracownika z klientem, robiąc to niezauważalnie dla ostatniego; w każdej chwili można rozłączyć się od połączenia. Ta, jak i omówione powyżej funkcje, pozwala w trybie online przeprowadzać szkolenie nowych pracowników, dawać im wskazówki i rozwiązywać wąsko specjalistyczne pytania za pomocą suflerowania.

Ograniczenie połączeń wychodzących
Wirtualna centrala telefoniczna pozwala ustawić zasady wykonywania połączeń wychodzących dla pracowników, na przykład ograniczając możliwość realizacji połączeń międzymiastowych i/lub międzynarodowych. Dzięki tej funkcji można nie tylko zwiększyć zaangażowanie w pracę i odpowiedzialność personelu, ale także zaoszczędzić środki.

Statystyki i dziennik połączeń
Ta możliwość automatycznej centrali telefonicznej pozwala kierownikom analizować pracę firmy i poszczególnych jej działów, prowadzić ewidencję informacji o numerach, na które i z których przychodziły połączenia, widzieć liczbę odebranych i nieodebranych, czas trwania rozmowy, dane dotyczące pracowników i grup. Statystyki i dziennik połączeń są częścią podstawowej funkcjonalności "Telfin.Biuro", dostęp do nich można uzyskać w panelu użytkownika systemu.

Uzyskane informacje pomogą ocenić personel i jakość świadczonych usług (na przykład zrozumieć efektywność kampanii reklamowej na podstawie liczby połączeń na wskazany numer), stworzyć "silny" zapas kadrowy, zoptymalizować proces pracy i opracować strategię na przyszłość.

Powiadomienia
Wirtualna centrala telefoniczna "Telfin.Biuro" automatycznie informuje o nieodebranych połączeniach i zbliżaniu się do limitu wolnego miejsca w magazynie. Wiadomość z tą informacją jest wysyłana na adres e-mail odpowiedzialnego pracownika i pozwala zwiększyć responsywność firmy oraz zapobiec przestojom w pracy.

Transkrypcja połączeń
Nagrania rozmów pracowników z klientami można nie tylko odsłuchać, ale także przetłumaczyć na tekst. To kolejna przydatna funkcja chmurowego systemu, którą szczególnie wygodnie stosować do analizy procesu pracy, kontroli i podnoszenia jakości obsługi, szkolenia.Dostęp do tej funkcji można uzyskać w panelu użytkownika, odwołując się do omówionej powyżej sekcji "Dziennik połączeń i statystyki", w której przechowywane są nagrania.

Połączenia, zdekodowane i przekształcone przez Wirtualną Centralkę Telefoniczną, są formułowane w postaci dialogu – mowa pracownika jest oddzielona od mowy klienta lub partnera, co eliminuje możliwe nieporozumienia co do tego, komu i jakie wypowiedzi przynależą. Dla każdej odpowiedzi podawany jest dokładny czas, dzięki czemu można określić czas oczekiwania uczestników rozmowy. Ogólnie rzecz biorąc, interakcja z informacjami przedstawionymi w formie tekstu jest znacznie wygodniejsza niż z nagraniami audio – można je wydrukować do dalszego studiowania, skopiować i wkleić, na przykład, do prezentacji, aby zaprezentować skuteczny skrypt sprzedaży.

Mobilni pracownicy (FMC)

Usługa "Mobilni pracownicy", wdrożona w chmurowej centrali telefonicznej "Telfin.Biuro", pozwala przekształcić telefon komórkowy w urządzenie robocze, tworząc w ten sposób jedną sieć z urządzeń mobilnych i stacjonarnych do wykonywania i odbierania połączeń służbowych.

FMC umożliwia kontrolę komunikacji i pozwala prowadzić jednolitą statystykę wszystkich połączeń – ponieważ połączenia odbywają się przez centralę, rejestrowane są wszystkie niezbędne informacje i przechowywane są nagrania rozmów. Historia połączeń z konkretnymi klientami może być śledzona po integracji telefonii z CRM.

Funkcja "Mobilni pracownicy" umożliwia szybkie wybieranie numerów. Na przykład, aby zadzwonić do kolegi z telefonu komórkowego, wystarczy znać jego numer wewnętrzny; nie trzeba wybierać numeru korporacyjnego, czekać na połączenie ani dzwonić na telefon komórkowy. Dostępne są również połączenia na każdy wewnętrzny numer w systemie centrali telefonicznej, na krótki trzycyfrowy lub na dowolny numer zewnętrzny.

Technologia FMC pozwala na odbieranie i wykonywanie połączeń z urządzenia mobilnego z uwzględnieniem wcześniej stworzonych scenariuszy dystrybucji. Dostępne są również przekazywanie, przechwytywanie, przekierowywanie i poprawne określanie numeru.Mówiąc o ostatnim, warto zauważyć, że podczas przychodzącego połączenia na ekranie telefonu wyświetli się oryginalny kontakt abonenta; podczas wychodzącego połączenia z karty SIM klientowi będzie pokazywany numer biura, a nie osobisty numer komórkowy.

Integracja z aplikacjami biznesowymi i API

Połączenie własnego oprogramowania lub bazy klientów z systemem "Telfin.Biuro" umożliwiają gotowe integracje. Usługa ta pozwala na optymalizację procesów biznesowych firm, w których istotnym elementem są rozmowy telefoniczne. IP-telefonia po integracji z CRM zapewnia wysoką jakość i wygodę komunikacji, stając się jednocześnie wielofunkcyjnym, konfigurowalnym i efektywnym narzędziem kontroli.

Możliwość integracji, oferowana przez Wirtualną Centralkę, pozwala na zwiększenie szybkości obsługi przychodzących połączeń, poprawę jakości rozmów, zwiększenie efektywności pracowników i ich dyscyplinę, osiągnięcie wysokich wyników sprzedaży oraz stworzenie firmy rzeczywiście zorientowanej na klienta.

Integracja z CRM umożliwia automatyczne łączenie klienta z odpowiednim menedżerem, wcześniej informując go o tym, kto dzwoni, zapewnia pomoc w wybieraniu numerów bezpośrednio z bazy, zapisuje historię wszystkich połączeń telefonicznych oraz umożliwia odsłuchiwanie rozmów bezpośrednio w aplikacji biznesowej.

Jedynym niezbędnym warunkiem do integracji telefonii z CRM jest posiadanie modułu programowego, który zapewnia połączenie systemu z bazą klientów. Może ona być w MS Office, 1C, Bitrix24, MójMagazyn, amoCRM, U-ON Travel, SugarCRM, Simpla CMS, Megaplan, Biznes.Ru (Klasa365), MojeDokumenty-Turystyka, MoiTuryści.ru, FrontPad, BasePlan, Orderino, Beauty Expert lub Real Estate CRM i inne. Pełną listę wspieranych usług można znaleźć na oficjalnej stronie "Telfin.Biuro".

Monitoring połączeń

Chmurowa Centrala Telefoniczna dostarcza przejrzystych informacji o wszystkich przychodzących, wychodzących i nieodebranych połączeniach, dzięki czemu można w czasie rzeczywistym kontrolować jakość świadczonych usług, a następnie wykorzystać te dane do poprawy serwisu."Monitoring połączeń" w "Telfin.Biuro" — to efektywne narzędzie do śledzenia obciążenia specjalistów, umożliwiające planowanie ich pracy.

Rozważana funkcja będzie przydatna nie tylko do kontrolowania i podnoszenia jakości obsługi klientów, ale także w procesie szkolenia. Kierownik lub opiekun może obserwować, jak pracownik rozmawia przez telefon, monitorować i kierować jego działalnością. W razie potrzeby do bieżącej rozmowy można dołączyć w jednym z trzech trybów: podsłuchiwania, podpowiadania i dołączenia do rozmowy.

Ocena jakości obsługi

W składzie Wirtualnej Centrali Telefonicznej znajduje się moduł "Ocena jakości", za pomocą którego można uzyskać od klientów ich opinię na temat jakości obsługi telefonicznej w firmie. System ten automatycznie proponuje ocenę rozmowy w skali trzy- lub pięciopunktowej, a następnie na podstawie uzyskanych informacji tworzy analityczny przegląd z obliczeniem wskaźnika satysfakcji, który jest przekazywany kierownikowi.

Moduł "Ocena jakości" można skonfigurować w panelu użytkownika "Telfin.Biuro" (dostępne włączenie i wyłączenie modułu), tam również dokonuje się wyboru skali i dodaje nagranie audio do menu głosowego, zawierające prośbę o ocenę jakości po zakończeniu rozmowy telefonicznej.

Rozważana funkcja pozwala nie tylko uzyskać ogólny obraz jakości świadczonych usług w danym okresie, ale także przeanalizować te dane. Dostępne jest wyświetlanie statystyk za wskazane okresy (dzień, tydzień, miesiąc, rok), eksport dynamiki wskaźników, porównania – wszystko to może być realizowane zarówno dla poszczególnych pracowników, jak i dla działów.

Oceny rozmów wskazane przez klientów są również wyświetlane w formie filtrów w "Dzienniku połączeń", co pozwala na eksportowanie najbardziej udanych lub, przeciwnie, nieudanych nagrań rozmów, wybierając w opcjach odpowiednią ocenę. Umożliwia to szybką reakcję na niezadowolenie klientów, eliminowanie niedociągnięć w pracy, podnoszenie jej jakości, a najlepsze przykłady można wykorzystać w szkoleniu.

Moduł "Ocena jakości" Wirtualnej Centrali Telefonicznej pomoże w pracy kierownikom firm, działom jakości, kierownikom centrów obsługi klienta i działów wsparcia.

Książka adresowa

"Książka kontaktów" — to moduł systemu "Telfin.Biuro", który zawiera podstawowe funkcje prostej CRM i stanowi wirtualną bazę danych. Jego użycie znacznie uprości pracę menedżerów działu sprzedaży, pozwalając im zrezygnować z ciężkich i skomplikowanych arkuszy Excel oraz zwiększyć poziom sprzedaży.

Ten komponent chmurowej centrali telefonicznej to prosta i wygodna książka adresowa, która umożliwia tworzenie, edytowanie i zapisywanie wspólnych oraz osobistych kontaktów, przypisywanie im grup, statusu VIP, wskazywanie daty następnego połączenia (dzięki wygodnemu filtrowi można na przykład stworzyć listę połączeń na bieżący dzień). Do zapisów można dodawać komentarze (oferty, zniżki, ustalenia itp.). Dostępny jest również import listy kontaktów z pliku w formacie CSV.

Kontrola nieodebranych połączeń

W firmach, w których rozmowy telefoniczne są jednym z głównych obszarów działalności, nieodebrane połączenie może przełożyć się na utratę zysku lub negatywną opinię od klienta, który po prostu nie mógł się dodzwonić. Wirtualna centrala telefoniczna "Telfin.Biuro" pozwala rozwiązać ten problem poprzez włączenie funkcji automatycznego oddzwaniania na nieodebrane połączenia.

Ten moduł sprawdza nieodebrane połączenia na wypadek, gdyby już kontaktowano się z klientem. Dzięki niemu można kontrolować jeden lub grupę numerów podłączonych do automatycznej centrali telefonicznej, a także ustawiać czas, w którym odbywa się oddzwonienie. Istnieje możliwość wyboru sposobu kontaktu przy oddzwonieniu – dostępne jest natychmiastowe połączenie ze specjalistą lub nagranie wiadomości głosowej dla pracownika. Same pliki audio z nagraniami od abonenta będą wysyłane na wskazany w ustawieniach adres e-mail.

Kontrola nieodebranych (automatyczne oddzwanianie) – to przydatna funkcja centrali telefonicznej, dzięki której można zwiększyć liczbę sprzedaży i utrzymać serwis na wysokim poziomie jakości. Przy tym pracownicy firmy, szybko kontaktując się z abonentami, nie naruszają czasowych ograniczeń dotyczących przyjmowania i rejestrowania zgłoszeń, a tym samym przestrzegają norm prawnych.

Analiza mowy

Specjalizowany moduł Wirtualnej Centrali Telefonicznej jest w stanie samodzielnie uczyć się i analizować dialogi pracowników i klientów bez konieczności odsłuchiwania rozmów w "czasie rzeczywistym". Usługa rozpoznaje mowę, przekształca ją w tekst, a następnie ocenia według istotnych dla firmy wskaźników.

Ten komponent "Telfin.Biuro" umożliwia wyszukiwanie dialogów według słów kluczowych, do czego mogą być wykorzystywane stworzone przez firmę listy wyrażeń lub szablonowe słowniki zintegrowane z systemem. Do ostatnich należy niezadowolenie klientów, różne błędy, powtarzające się zgłoszenia, skargi na niekompetencję pracowników itp.

Moduł oferuje możliwość analizy rozmów telefonicznych według różnych parametrów i przekrojów (na przykład, leksyka lub aktywność mówców, dni tygodnia), ich oceny w skali 5-punktowej, a także metadane (czas oczekiwania na odpowiedź, utrzymanie na linii, liczba przekierowań).

Na podstawie wszystkich informacji zebranych przez narzędzie analizy mowy tworzone są wyczerpujące raporty, przedstawione w formie wykresów i tabel z filtrami dla wygodnej sortowania. Aby zapewnić maksymalnie szybką reakcję na połączenie, można wykorzystać wyzwalacze z raportu.

Połączenia zwrotne

Wirtualna Centrala Telefoniczna oferuje bardzo wygodne narzędzie do kontaktu klienta z firmą, która odwiedziła jej oficjalną stronę – jest to widget połączenia internetowego. Aby zamówić połączenie zwrotne i natychmiast otrzymać połączenie od menedżera, wystarczy podać swój numer w specjalnym formularzu. Element do kontaktu zwrotnego ma elastyczne ustawienia, można go dostosować do korporacyjnego stylu firmy i/lub jej strony, wybierając preferowany wygląd, elementy i kolorystykę.

Wśród możliwości, które oferuje ten moduł "Telfin.Biuro", warto wyróżnić następujące: szybki kontakt z odwiedzającymi stronę, tworzenie i stosowanie dowolnych scenariuszy obsługi połączeń zwrotnych, rejestracja takich połączeń i ich nagrywanie. Korzyści płynące z użycia widgetu kontaktu zwrotnego to wzrost liczby klientów z strony, możliwość kontaktu w godzinach pozasłużbowych, w dni świąteczne i weekendy.Jego podłączenie zajmuje nie więcej niż 10 minut.

Autoinformator

Zorganizowanie masowego i operacyjnego automatycznego dzwonienia do nieograniczonej liczby abonentów pomoże "Autoinformator", zrealizowany w chmurowej centrali telefonicznej. Usługa ta jest podłączana do numeru zakupionego w Telfin i pozwala na wykonanie połączenia na dowolny numer na świecie. W istocie jest to dodatkowy kanał komunikacji, który pozwala zwiększyć odpowiedź i wolumen sprzedaży, a także podnieść lojalność klientów.

W zakres funkcji wchodzą: menu głosowe, nieograniczona liczba dzwonienia według zadanych parametrów, wybór czasu rozpoczęcia i zakończenia tej procedury, liczba prób połączenia oraz interwał między nimi, czas oczekiwania, przekierowanie połączenia do pracownika po odtworzeniu nagrania audio.

Listy do dzwonienia za pomocą "Autoinformatora" mogą być załadowane z pliku CSV, a po zakończeniu tej procedury generowany jest raport dostępny w trzech wariantach: SMS, krótki graficzny i pełny.

Rozważana funkcja "Telfin.Biuro" jest łatwa do skonfigurowania i zarządzania, do jej obsługi wystarczy komputer z dostępem do internetu, linia telefoniczna nie jest potrzebna. Pozwala to zaoszczędzić koszty, ponieważ przy jej użyciu płaci się tylko za połączenia wychodzące, a instalacja kosztownego sprzętu i/lub oprogramowania nie jest wymagana. Również zmniejsza wydatki na przeprowadzanie kampanii marketingowych i reklamowych.

Robot głosowy

Nowa funkcja Wirtualnej Centrali Telefonicznej, która pozwala w pełni zautomatyzować proces obsługi klientów. Robot głosowy automatycznie przetwarza połączenia i komunikuje się jak żywy człowiek, znajduje zastosowanie w placówkach medycznych, bankach, sklepach internetowych, firmach logistycznych, u biur podróży i operatorów telekomunikacyjnych, a także w wielu innych dziedzinach. Dzięki niemu można ogłosić promocję, przypomnieć pacjentom o dacie wizyty, klientom banku – o spotkaniu z osobistym menedżerem, przyjąć zgłoszenie, zarejestrować skargę itd.

Robot dostępny w "Telfin.Biuro", w przeciwieństwie do żywego człowieka, nie ma dni wolnych ani przerw na lunch, pracuje zgodnie z strefami czasowymi klientów.Ta funkcjonalność jest łatwa do skonfigurowania i może być dostosowana do potrzeb konkretnej firmy, integruje się z CRM, a nagrania rozmów trafiają bezpośrednio do kart klientów, również statystyki połączeń są rejestrowane.

Głosowy robot jest w stanie jednocześnie obsługiwać do 100 przychodzących i wychodzących połączeń, dzięki czemu żaden z klientów nie usłyszy sygnału "zajęte". Pomaga w przeprowadzaniu zimnych telefonów, zbieraniu opinii, odpowiadaniu na pytania, znajdując odpowiedzi w korporacyjnej bazie danych. Sama funkcja będzie przydatna dla działów marketingu i sprzedaży, call center oraz personelu administracyjnego.

Softphone

Oprócz w pełni funkcjonalnego oprogramowania na PC, Wirtualna Centrala Telefoniczna "Telfin.Biuro" posiada aplikacje mobilne, dzięki którym można komunikować się z klientami i kontaktować się z kolegami w dowolnym czasie i miejscu, będąc poza biurem. Są dostępne do pobrania w App Store i Google Play. Oprogramowanie telefoniczne może być również zainstalowane na komputerze – w takim przypadku do komunikacji należy używać zestawu słuchawkowego z mikrofonem.

Softphone to program IP-telefonii, który pozwala na obniżenie kosztów komunikacji, ponieważ łączy się z siecią korporacyjną. Wszystkie połączenia realizowane wewnątrz firmy, w tym krajowe i międzynarodowe, są bezpłatne. Pracownicy korzystający z tej funkcji usługi stają się bardziej mobilni, a same połączenia są dostępne zarówno z centrali, jak i bez niej, jednak w pierwszym przypadku znacznie zwiększa się liczba funkcji do komunikacji biznesowej.

Zalety

Wady

• Nie stwierdzono.

Pobierz wersję próbną Wirtualnej Centrali Telefonicznej "Telfin.Biuro"

Pobierz najnowszą wersję programu z oficjalnej strony