Jak połączyć dwa lub więcej dokumentów Word

Metoda 1: Łączenie ręczne

Jeśli dokumenty nie zawierają wielu danych tekstowych, tabelarycznych ani graficznych, a ich formaty są zgodne, można je połączyć ręcznie. Jest to znacznie szybsze niż zrozumienie funkcji Microsoft Word. Instrukcja jest bardzo prosta:

1. Otwórz oba pliki. W naszym przypadku są to "1.docx" i "2.docx". Wybierz, z którego pliku i do którego chcesz skopiować dane do połączenia. Na przykład, weźmy tekst z "2.docx" i przenieśmy go do "1.docx". W tym celu otwórz drugi dokument i zaznacz tekst oraz inne dane, używając skrótu klawiszowego "Ctrl + A" lub przytrzymując lewy przycisk myszy, przeciągając od lewego górnego do prawego dolnego rogu okna podglądu.
2. Skorzystaj ze skrótu klawiszowego "Ctrl + C", aby skopiować fragment do schowka systemu operacyjnego, lub kliknij prawym przyciskiem myszy na zaznaczonym zbiorze danych i wybierz z pojawiającego się menu kontekstowego opcję "Kopiuj".
3. Przejdź do innego pliku i wklej fragment w dowolnym miejscu, czy to na początku, w środku, czy na końcu dokumentu. W naszym przypadku dodajemy tekst po głównym. W tym celu umieść kursor pod istniejącymi danymi i naciśnij skrót klawiszowy "Ctrl + V" lub, podobnie jak w poprzednim punkcie, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz w opcji "Opcje wklejania" ostatni przycisk "Wklej tylko tekst".
4. Fragment zostanie dodany bez oryginalnych stylów z domyślnym formatowaniem rozmiaru czcionki i jej kroju.

Word pozwala wklejać z innego pliku nie tylko tekst.Gdybyś skopiował fragment z obrazkami, wykresami lub tabelami, to po zastosowaniu takiego parametru wklejania w głównym pliku zachowałyby się wyłącznie dane tekstowe oraz to, co udało się skonwertować z diagramów bez formatowania.

Można skorzystać z innych trzech sposobów wklejania dostępnych w menu kontekstowym: "Zachowaj oryginalne formatowanie", "Scal formatowanie" oraz "Obraz". W pierwszym przypadku tekst i inne dane zostaną wklejone tak, jak są sformatowane w drugim dokumencie. Drugi sposób pozwala zastosować do wklejanego fragmentu te same style, które są ustawione dla pierwszego pliku. W ostatnim przypadku dane tekstowe i graficzne są scalane w obraz i wklejane w formacie PNG.

1. Przejdź do jednego z dokumentów i skopiuj dane zgodnie z wcześniejszą instrukcją.
2. Otwórz dokument, do którego należy wykonać wklejenie, i w dowolnym jego miejscu ustaw kursor myszy. Kliknij prawym przyciskiem myszy, a następnie przycisk "Zachowaj oryginalne formatowanie" w punkcie menu kontekstowego "Opcje wklejania".
3. Fragment zostanie wklejony bez formatowania stylów i zachowa swoje ustawienia wyświetlania tekstu oraz innych elementów dokumentu.
4. Jeśli zrobisz to samo, ale klikniesz przycisk "Obraz", to skopiowany przez Ciebie tekst zostanie zapisany w formacie graficznym jako zrzut ekranu zaznaczonego fragmentu dokumentu.

Korzystanie z ręcznego sposobu jest wygodne, jeśli kopiowany i wklejany jest tekst, a dokumenty są małe, zapisane w tym samym formacie lub stworzone w tej samej wersji programu. W pozostałych przypadkach zaleca się skorzystanie z standardowej funkcji Microsoft Word do scalania plików.

Sposób 2: Scalanie za pomocą Microsoft Word

Oprócz ręcznego scalania, w nowych wersjach Worda masz możliwość wykonania operacji w bardziej elegancki sposób. Priorytet najlepiej nadać właśnie temu sposobowi. Instrukcja krok po kroku jest następująca:

1. Otwórz pierwszy dokument. Będzie on swoistym kontenerem do scalania danych. Drugiego pliku otwierać nie trzeba.Wybierz na pasku narzędzi zakładkę "Wstaw", przejdź do sekcji "Tekst" (znajduje się po prawej stronie) i obok punktu "Obiekt" kliknij na ikonę trójkąta. Wybierz podpunkt "Tekst z pliku…".
2. W "Eksploratorze" znajdź i wskaż plik, który chcesz połączyć z pierwszym.
3. Obserwuj wynik połączenia z zachowaniem formatowania drugiego pliku.

WaŜne! Na życzenie można łączyć dokumenty w dowolnym miejscu. Oznacza to, że dostępne jest wstawianie danych z drugiego pliku w dowolnym miejscu pierwszego, a nie tylko na końcu.

Jeszcze jeden ważny szczegół: w "Eksploratorze" można wybrać nie jeden, a nawet dwa lub więcej plików do połączenia w pierwszym otwartym kontenerze. Ważne jest, aby uwzględnić kolejność wyboru, która jest wyświetlana w wierszu "Nazwa pliku:", aby wstawienie odbywało się poprawnie. W tym polu dokument, który zostanie wstawiony jako pierwszy, przesuwa się w prawo. Ostatni znajduje się po lewej stronie.

Na przykładzie łączenia trzech dokumentów, w których zapisane są liczby od 1 do 3, pokazano, jak przebiega operacja:

1. Otwórz pierwszy plik i naciśnij Enter, aby przenieść kursor do nowej linii w celu poprawnego wstawienia danych, aby lepiej zademonstrować działanie narzędzia do łączenia dokumentów.
2. Znajdź na pasku narzędzi zakładkę "Wstaw", skorzystaj z sekcji "Tekst" i obok punktu "Obiekt" kliknij na trójkąt. Potrzebny jest podpunkt "Tekst z pliku…".
3. Przytrzymaj klawisz Ctrl i kolejno lewym przyciskiem myszy kliknij na dwa pozostałe pliki. Ich nazwy zostaną wyświetlone poniżej. Naciśnij przycisk "Wstaw".
4. Obserwuj łączenie kilku dokumentów w wybranej kolejności i wstawianie danych w pozycję kursora.

Jak już wspomniano, lepiej korzystać z tej metody niż z ręcznego wstawiania. Wszystko dzięki szybkości wykonania operacji, możliwości łączenia kilku dokumentów jednocześnie oraz zachowaniu formatowania dokumentów źródłowych i dodawanych.

Sposób 3: Dodatek Kutools for Word

Kutools to wygodny dodatek do Microsoft Word. Znacząco ułatwia pracę z dokumentami i oferuje funkcje, które nie są dostępne w edytorze tekstu domyślnie. Instrukcja obsługi dodatku opisana jest poniżej:

Pobierz Kutools for Word z oficjalnej strony

1. Pobierz Kutools for Word z oficjalnej strony i uruchom plik w formacie EXE przez przeglądarkę lub folder, do którego zapisywane są pobrania. Postępuj zgodnie z prostą instrukcją instalatora, a po instalacji w pojawiającym się oknie dodatku zaznacz pole obok opcji "Aktywuj Kutools for Word", a następnie naciśnij przycisk "OK".
2. Uruchom ponownie Word, jeśli program był otwarty, aby na górnym pasku narzędzi pojawiły się nowe zakładki: "Kutools" i "Kutools Plus".
3. Utwórz nowy plik. Kliknij na zakładkę "Kutools Plus" i wybierz w lewej części w sekcji "Narzędzia & Dokumenty" opcję "Połącz".
4. Czekaj na pojawienie się okna z odpowiednim narzędziem. Naciśnij przycisk "Pliki".
5. Przez okno "Eksploratora" wybierz wszystkie dokumenty, które chcesz połączyć, i naciśnij "OK". Jeśli chcesz wybrać wszystkie pliki z otwartego katalogu, kliknij wcześniej na "Katalogi".
6. Przenieś dokumenty w odpowiedniej kolejności przyciskami "W górę" i "W dół" w razie potrzeby. Określ typ przerwy między nimi.
7. Kliknij na przycisk "Połącz" po zastosowaniu wszystkich ustawień.
8. Nastąpi połączenie plików zgodnie z zadanymi ustawieniami.

Wažno! Program nie działa z jednym dokumentem. Jeśli najpierw otworzysz pierwszy plik, a następnie spróbujesz dodać do niego zawartość drugiego, nic z tego nie wyjdzie.Jak wspomniano w powyższej instrukcji, należy stworzyć osobny dokument do scalania.

Sposób 4: Język programowania VBA

Wbudowany w programy z pakietu Microsoft Office język programowania VBA (Visual Basic for Applications) to dość prosty, ale potężny narzędzie do uproszczenia pracy z dokumentami. Przejmuje całą rutynę na siebie i może nawet scalić pliki. Instrukcja krok po kroku:

1. Skopiuj lub przenieś wszystkie pliki, które mają być scalone, do jednego folderu. Lepiej nadaj mu nazwę w alfabecie łacińskim.
2. Zmień nazwy plików tak, aby były uporządkowane w kolejności, w jakiej mają być scalone. Na przykład, nazwijmy je numerami od 1 do 3 dla przejrzystości, a stare dokumenty usuńmy.
3. Otwórz pierwszy dokument, do którego będą dołączane pozostałe. W tym celu po prostu kliknij go dwukrotnie lewym przyciskiem myszy.
4. Po otwarciu naciśnij kombinację klawiszy "Alt + F11" i poczekaj na uruchomienie środowiska programistycznego VBA. Wybierz w górnym menu opcję "Wstaw" oraz podpunkt "Moduł", aby stworzyć moduł wykonywalny do pracy z dokumentami.
5. Skopiuj poniższy kod i wklej go w polu wejściowym:
   Sub MergeDocuments()
Application.ScreenUpdating = False
MyPath = ActiveDocument.Path
MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx")
i = 0
Do While MyName ""
If MyName ActiveDocument.Name Then
Set wb = Documents.Open(MyPath & "" & MyName)
Selection.WholeStory
Selection.Copy
Windows(1).Activate
Selection.EndKey Unit:=wdLine
Selection.TypeParagraph
Selection.Paste
i = i + 1
wb.Close False
End If
MyName = Dir
Loop
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
6. Naciśnij klawisz F5 lub przycisk "Uruchom", który ma ikonę zielonego trójkąta.
7. Poczekaj na zaktualizowanie pliku i scalanie dokumentów z odstępem jednej linii.

WaŜne!Program może przetwarzać tylko pliki z rozszerzeniem *.docx. Aby połączyć format DOC, w linii MyName = Dir(MyPath & "" & "*.docx") należy zastąpić argument "*.docx" na "*.doc".

VBA to potężne narzędzie do pracy nie tylko z Microsoft Word, ale także Excel, PowerPoint i innymi programami z pakietu Office. Jeśli opanujesz podstawowe funkcje tego języka programowania, praca z edytorami tekstu i arkuszy kalkulacyjnych od Microsoftu stanie się znacznie prostsza.