Wielu prywatnych użytkowników lub pracowników przedsiębiorstw ma do czynienia z faktem, że dokumenty przechowywane na komputerze muszą zostać w jakiś sposób ustrukturyzowane, szybko przeniesione lub skonfigurowane do ogólnego dostępu. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania poprzez utworzenie sieci lokalnej, ponieważ nie wszystkie urządzenia mogą być w niej zawarte. Szczególnie w takich sytuacjach zaleca się stosowanie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (EDMS). Takie programy zapewniają unikalny zestaw funkcji, które znacznie upraszczają zarządzanie plikami w różnych formatach.
Sugerujemy rozpoczęcie przeglądu od kompleksowego rozwiązania firmy Microsoft o nazwie SharePoint. Jest to zbiór oprogramowania pod pełną nazwą Microsoft SharePoint Products and Technologies. Zawiera jednocześnie kilka komponentów odpowiedzialnych za organizację współpracy, które proponujemy przeczytać bardziej szczegółowo na oficjalnej stronie Microsoftu, ponieważ programiści opisali tam ten problem możliwie szczegółowo. Ten komponent w postaci SharePoint Server można zainstalować tylko w systemie operacyjnym Windows Server, a interakcja ze wszystkimi pozostałymi składnikami odbywa się za pośrednictwem Internetu. Nie będziemy się skupiać na instalacjach, ponieważ najczęściej robią to administratorzy systemów firm.
Głównym celem SharePoint jest tworzenie witryn, które umożliwiają współpracę pracowników jednej lub kilku firm. Dokumenty i różne pliki przesłane do serwisu będą publicznie dostępne lub dla każdego z nich poziom dostępu jest konfigurowany osobno. Użytkownicy manipulują wszystkimi tymi obiektami za pomocą elementów interfejsu. Przesyłanie, edycja i inne czynności związane z zarządzaniem podstawową infrastrukturą dokumentów odbywa się za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji Microsoft SharePoint Foundation, która jest częścią systemu Windows Server. Jak widać, rozpatrywany komponent jest dość złożony i często jest używany tylko w dużych firmach, gdzie specjalnie zatrudniona osoba odpowiada za ustawienie oprogramowania i jego poprawne działanie, dlatego nie rozmawialiśmy o absolutnie wszystkich możliwościach tego zestawu narzędzi.
Pobierz produkty i technologie Microsoft SharePoint z oficjalnej witryny
FossDoc
FossDoc to kolejne rozwiązanie składające się z wielu różnych komponentów, które działają na zasadzie klient-serwer. Proponujemy pokrótce omówić każdy z nich, aby poznać przeznaczenie i znaczenie wszystkich elementów:
- Serwer FossDoc - jest serwerem i zapewnia logistykę dla programów oraz inny serwer pełniący funkcję systemu zarządzania bazą danych. Istnieją dodatkowe moduły, które można podłączyć do tego serwera. Określają samo zachowanie systemu, ustalają dodatkowe zasady i poszerzają możliwości.
- serwer internetowy - jeden z modułów, który łączy się z serwerem aplikacji. To on pozwala na interakcję ze wszystkimi programami i plikami za pośrednictwem przeglądarki internetowej zainstalowanej na Twoim komputerze.
- Baza danych... Jako bazę danych można zainstalować dowolne popularne obsługiwane oprogramowanie, takie jak Microsoft SQL Server lub Oracle. Przechowuje w sobie absolutnie wszystkie informacje, które użytkownicy ładują do programu.
- Klient FossDoc - najważniejszy komponent dla przeciętnego użytkownika, ponieważ jest przeznaczony do łączenia się z serwerem i wykonywania tam wszystkich niezbędnych zadań, na przykład odczytu plików, ich edycji, pobierania lub usuwania. Klient jest zaimplementowany jako zwykły program z interfejsem graficznym. Możesz zobaczyć jego okno na zrzucie ekranu poniżej.
- Klient sieciowy FossDoc To kolejna ważna aplikacja, która implementuje wszystko tak samo jak zwykły klient, tylko w przeglądarce, udostępniając użytkownikowi wszystkie niezbędne narzędzia i menu do pracy z plikami.
- Administrator FossDoc... Ostatnia aplikacja kliencka, do której dostęp powinien mieć tylko administrator zarządzający całym obiegiem dokumentów. Za jego pośrednictwem tworzone są konta użytkowników, konfigurowany jest poziom dostępu i łączone są poszczególne opcje.
Dzięki FossDoc możesz nie tylko zarządzać dokumentami, które zostały utworzone w innych programach, ale także samodzielnie dodawać różne formularze za pomocą wbudowanych opcji.Przykładowo tutaj zamówienia urzędowe tworzone są bez żadnych problemów z wykorzystaniem standardowych formularzy, korespondencja prowadzona jest przez wbudowany moduł, wskazane są zapisy rejestracyjne. Jeśli chodzi o samo zarządzanie dokumentami, w FossDoc odbywa się to w odpowiednim kliencie lub za pośrednictwem strony internetowej, jak już wiesz z powyższych informacji. Pliki są wyświetlane w postaci drzewa, aby ułatwić nawigację po katalogach. Zwykle lista dokumentów przechowywanych na serwerze jest bardzo obszerna, więc trzeba ją sortować w każdy możliwy sposób. W tym celu FossDoc ma opcję projektowania, która umożliwia łatwe kategoryzowanie obiektów lub ręczne tworzenie dystrybucji.
Pobierz FossDoc z oficjalnej strony internetowej
XPages Dynamic
Kolejne rozwiązanie, zwane XPages Dynamic, jest tak zaawansowane, jak dwa omówione powyżej. Jego specyfika polega na elastycznej konfiguracji, która umożliwia optymalizację elektronicznego systemu zarządzania dokumentami dla konkretnego klienta. Istnieje wiele aplikacji graficznych i modułów wbudowanych w standardowy pakiet XPages Dynamic. Poznajmy je bardziej szczegółowo, korzystając z tego samego przykładu wymienionego powyżej:
- Personel... Nazwa pierwszej aplikacji mówi sama za siebie. Pozwala na prowadzenie tabeli kadrowej, przeglądanie listy wolnych i zajętych wakatów, uwzględnienie doświadczenia zawodowego absolutnie każdego pracownika oraz kontrolę akt osobowych wszystkich pracowników, w tym ich edycję.
- Łączność... Przeznaczony do zapisywania ważnych informacji związanych z adresami, numerami telefonów i e-mailami dostawców, klientów i partnerów. Tutaj zapisywane są karty wszystkich kontrahentów, a dzięki wbudowanej opcji można przeprowadzić szybkie wyszukiwanie danych.
- Korespondencja zewnętrzna... Ta aplikacja jest uważana za najważniejszą dla obiegu dokumentów, ponieważ to dzięki niej przyjmowane są dokumenty przychodzące, formularze wychodzące są rejestrowane, a wszystkie przechowywane informacje są przeszukiwane i edytowane. Należy pamiętać, że szybkie wyszukiwanie wymaganego formularza można przeprowadzić nawet za pomocą kodu kreskowego.
- Dokumenty wewnętrzne DZW... Twórcy sugerują użycie oddzielnej aplikacji jako modułu dla użytkowników z rozszerzonym poziomem dostępu. Jego funkcjonalność koncentruje się na interakcji ze wszystkimi podstawowymi dokumentami księgowymi, finansowymi, planistycznymi, handlowymi, personelem i innymi papierami wartościowymi.
- Umowy... Zawiera wszystkie wymagane opcje pracy z umowami dowolnego formatu, a także kontroluje dostęp do dokumentów różnego typu. Użytkownik, który ma dostęp do tej aplikacji biznesowej, może tworzyć zdarzenia i zdarzenia, wysyłać powiadomienia do wszystkich pracowników, sortować dane i monitorować zgodność z umową.
- Katalogi... Kolejny komponent, który jest bezpośrednio związany z przepływem pracy, ponieważ jest to miejsce, w którym przechowywane są absolutnie wszystkie pliki. Posortowane są według różnych typów, a układ ma formę hierarchii. Ten komponent prawidłowo współdziała z całym oprogramowaniem opisanym powyżej.
Właśnie dowiedziałeś się o wszystkich komponentach tworzących XPages Dynamic. Teraz musisz bardziej szczegółowo przestudiować ich interakcję, czytając przewodniki od programistów na oficjalnej stronie internetowej. Możesz więc sam zdecydować, czy ten elektroniczny system zarządzania dokumentami jest dla Ciebie odpowiedni i czy w ogóle warto go kupić jako kompleks do stałego użytkowania.
Pobierz XPages Dynamic z oficjalnej strony
DIRECTUM
DIRECTUM to profesjonalne i drogie oprogramowanie dla wszystkich firm zainteresowanych automatyzacją przepływu dokumentów. Tutaj możesz tworzyć dokumenty na podstawie gotowych szablonów lub pobierać je z poczty elektronicznej. Jeśli chodzi o dokumenty papierowe, zostaną one przeniesione do aplikacji natychmiast po zakończeniu skanowania.Dla dużych firm istotne będzie rozwiązanie DIRECTUM Ario, które działa na technologii uczenia maszynowego. Automatycznie sortuje całą otrzymaną dokumentację i sporządza odpowiednie karty. Na oficjalnej stronie programiści opisali nawet zwrot tego komponentu dla firm na różnych poziomach.
Wszystkie dodane pliki są umieszczane w jednym repozytorium i mogą być zapisywane w różnych folderach, ponieważ użytkownik korzysta tylko z bezpośrednich linków. Sama lista folderów jest początkowo nieobecna, a jej tworzenie zależy od samych pracowników, ponieważ jest tworzona wyłącznie według osobistych preferencji i w zależności od formatu firmy. Może istnieć nieograniczona liczba takich katalogów z określonym poziomem dostępu. Każdy formularz ma swój własny cykl życia, po którym jest automatycznie przenoszony do archiwum lub usuwany. Jest to konfigurowane osobno dla każdego typu dokumentu, co pozwala zawsze utrzymywać tylko aktualną listę podsumowań i nie zapychać magazynu niepotrzebnymi danymi, które można usunąć tylko ręcznie. Dzięki przyjaznemu dla użytkownika interfejsowi i wbudowanym opcjom wyszukiwanie kart jest również znacznie przyspieszone, a unikalny kod kreskowy można zeskanować, aby szybko przejść do dokumentu. Kliknij poniższe łącze, aby zapoznać się z podstawową prezentacją DIRECTUM i zamówić szczegółową prezentację dla swojej organizacji, jeśli jesteś zainteresowany tym oprogramowaniem.
Pobierz DIRECTUM z oficjalnej strony internetowej
elDoc
Jak już zrozumiałeś, wszystkie programy workflow, o których chcemy porozmawiać w dzisiejszym artykule, są profesjonalne. elDoc nie jest pod tym względem wyjątkiem, ponieważ właśnie dzięki temu rozwiązaniu jego twórcy zdobyli dobrą opinię na światowym rynku. Zawiera wszystkie te same komponenty, o których mówiliśmy wcześniej, ale ich realizacja jest wyjątkowa i odpowiednia dla firm o różnych kierunkach i wielkości. Administratorowi wchodzącemu w interakcję z elDoc z pewnością spodoba się wbudowany konstruktor, ponieważ nie tylko pomoże on w szybkim budowaniu nowych tras i dodawaniu formularzy dokumentów, ale także pomoże poradzić sobie z zadaniem bez angażowania zewnętrznych programistów. Przeciętny użytkownik otrzyma wygodny i prosty interfejs z dostępem do magazynu o każdej porze dnia.
Dodatkowo elDoc uprości automatyzację rutynowych procesów poprzez podłączenie modułu TaskBot. Twórcy opowiadają o jego pracy podczas prezentacji, a także oferują okres próbny z tą aplikacją. Omawiane oprogramowanie obsługuje nieograniczoną liczbę użytkowników, którzy mogą jednocześnie pracować, mogą łączyć różne aplikacje za pomocą panelu administracyjnego oraz czytać kody kreskowe umieszczone na dokumentach, co ułatwia ich odnalezienie. Jeśli chodzi o dodawanie i edycję dokumentów, tutaj ta opcja jest zaimplementowana w taki sam sposób, jak w innych programach, o których mówiliśmy wcześniej. Należy pamiętać, że domyślnie język interfejsu w elDoc jest ustawiony na ukraiński, ale jeśli chcesz, możesz zmienić go na rosyjski, angielski lub inny z dostępnej listy.
Pobierz elDoc z oficjalnej strony
Na świeżym powietrzu
Oprogramowanie Alfresco do zarządzania dokumentami może pomóc w kontrolowaniu treści firmy poprzez przejrzyste zarządzanie informacjami i skuteczną zgodność z RODO, co bezpośrednio przekłada się na wymierne korzyści biznesowe, oszczędzając nie tylko czas, ale i pieniądze. Alfresco nie tylko pozwoli na przesyłanie dokumentów znajdujących się na lokalnej pamięci lub w profilu e-mailowym, to rozwiązanie obsługuje również natychmiastowe skanowanie z przechwytywaniem wszystkich danych i automatycznym sortowaniem, a także zapewnia różne opcje wdrażania. Ponadto sztuczna inteligencja z funkcjami uczenia maszynowego pomaga w zarządzaniu plikami. To dzięki niemu dokonuje się szybkiego sortowania, inteligentnego wyszukiwania i wypełniania kart.Z biegiem czasu ta technologia działa coraz lepiej, ponieważ uczy się samodzielnie.
Bogate modele lub właściwości metadanych Alfresco mogą być używane do automatycznego przenoszenia dokumentów przez dedykowany proces zarządzania kartami lub cykl życia. Wbudowane aplikacje do pracy ułatwiają przeglądanie i zatwierdzanie dokumentów, a ręczne definiowanie procesów może uprościć każdą pracę wymagającą dużej ilości treści, co zawsze pozytywnie wpływa na wydajność pracy. Instalując Alfresco, wszyscy pracownicy przedsiębiorstwa natychmiast połączą się w jeden łańcuch i będą mogli bezproblemowo komunikować się ze sobą. W razie potrzeby administrator samodzielnie ustala poziomy dostępu, konfiguruje katalogi i integruje aplikacje. Jeśli jesteś zainteresowany tym oprogramowaniem, zalecamy zapoznanie się z jego wersją próbną, a dopiero potem zastanowienie się nad zakupem, aby mieć pewność, że oprogramowanie spełnia Twoje wymagania.
Pobierz Alfresco z oficjalnej strony internetowej
INTALEV: Zarządzanie przedsiębiorstwem 7
INTALEV: Corporate Management 7 to złożone oprogramowanie, którego główna funkcjonalność koncentruje się na automatyzacji biznesów o różnych formatach. Dzięki temu systemowi możesz zarządzać zarówno pracownikami, jak i klientami, co oznacza również wygodny przepływ pracy. Deweloperzy precyzyjnie pozycjonują swój produkt jako narzędzie zarządzania, ponieważ może kontrolować absolutnie wszystkie etapy działalności, od planowania i zamówień po przetwarzanie funduszy i umów. Kupując INTALEV: Corporate Management 7, programiści wybierają moduły zgodnie z życzeniem klienta, dostarczając mu wszystkie niezbędne aplikacje ze wstępną konfiguracją.
Jeśli chodzi o bezpośrednią interakcję z dokumentami, twórcy przeznaczyli osobne moduły dla różnych obiektów, na przykład przy zawieraniu umów stosuje się specjalne menu, a sortowanie również odbywa się automatycznie. Przychodzące dokumenty można pobrać zarówno z lokalnej pamięci, jak i za pośrednictwem poczty elektronicznej lub skanera. INTALEV: Corporate Management 7 jest łatwo skalowalny, co pozwala na podłączenie nieograniczonej liczby kont i zawsze rozszerzanie pamięci, jeśli cykl życia plików nie pozwala na jednoczesne utrzymanie ich wszystkich sprawnych. Jak każde inne oprogramowanie tego poziomu, kupowane jest na podstawie wcześniej zaplanowanego zamówienia i negocjacji z programistami. Więcej szczegółowych informacji na ten temat można znaleźć na oficjalnej stronie internetowej, klikając poniższy link.
Pobierz INTALEV: Corporate Management 7 z oficjalnej strony internetowej
DocsVision
DocsVision to ostatnie złożone oprogramowanie, o którym chcemy porozmawiać w dzisiejszym poście. Jego osobliwość polega na tym, że programiści starali się maksymalnie obniżyć próg wejścia dla zwykłych użytkowników i administratorów, którzy będą konfigurować system do poprawnego działania. Zacznijmy od zwykłych użytkowników i zauważmy, że twórcy zapewniają, że w pełni rozumieją interfejs i nie ma potrzeby dodatkowego szkolenia pracowników. Administrator poradzi sobie bez znajomości języków programowania, ponieważ cały kompleks składa się z już działających aplikacji, których jest dziesięć.
Kiedy poznasz DocsVision podczas prezentacji, możesz samodzielnie wybrać wszystkie zakupione moduły. Dla workflow zdecydowanie warto połączyć wszystkie główne rozwiązania, duże archiwum i obieg kontraktowy, jeśli firma prowadzi ewidencję tego typu kart. Wszystkie pozostałe komponenty są zaleceniami dla dużych przedsiębiorstw, w których brakuje siły roboczej do przetworzenia dużej ilości informacji. Podobnie jak w innych przypadkach, programiści DocsVision organizują prezentację swojego oprogramowania, podczas której można zadać wszystkie pytania i zdecydować, czy kupić to oprogramowanie na stałe.Dostępna jest również bezpłatna wersja próbna, która pomoże Ci zapoznać się z podstawowymi funkcjami DocsVision.
Pobierz DocsVision z oficjalnej strony
Dziś rozmawialiśmy o najbardziej elektronicznych systemach zarządzania dokumentami. Jak widać, wszystkie skierowane są do profesjonalnej publiczności, są dystrybuowane odpłatnie i prezentowane w postaci rozbudowanych narzędzi. Do wyboru takiego oprogramowania należy podchodzić z całą odpowiedzialnością, bo tak naprawdę jest to inwestycja w rozwój firmy i pociąga za sobą określone konsekwencje. Jeśli wybierzesz odpowiednią opcję, konsekwencje będą tylko pozytywne, a proces zarządzania wszystkimi aspektami prowadzenia biznesu stanie się łatwiejszy.