Zmniejsz rozmiar pliku w programie Microsoft Excel

Podczas pracy w Excelu niektóre tabele osiągają dość imponujący rozmiar. Prowadzi to do faktu, że rozmiar dokumentu wzrasta, czasami osiągając nawet kilkanaście megabajtów lub więcej. Zwiększenie wagi skoroszytu programu Excel nie tylko zwiększa ilość zajmowanej przestrzeni na dysku twardym, ale, co ważniejsze, spowalnia szybkość wykonywania różnych działań i procesów w nim zawartych. Mówiąc prosto, podczas pracy z takim dokumentem, program Excel zaczyna zwalniać. Dlatego kwestia optymalizacji i zmniejszenia rozmiaru takich książek staje się aktualna. Zobaczmy, jak zmniejszyć rozmiar pliku w Excelu.

Procedura zmniejszania wielkości książki

Optymalizacja rozwiniętego pliku następuje w kilku kierunkach. Wielu użytkowników nie zgaduje, ale często skoroszyt programu Excel zawiera wiele niepotrzebnych informacji. Gdy plik jest na to niewielki, nikt nie zwraca szczególnej uwagi, ale jeśli dokument stał się uciążliwy, należy go zoptymalizować pod kątem wszystkich możliwych parametrów.

Metoda 1: Zmniejszyć zakres roboczy

Zakres roboczy jest obszarem, w którym program Excel zapamiętuje. Po ponownym obliczeniu dokumentu program opisze wszystkie komórki w obszarze roboczym. Ale nie zawsze odpowiada zakresowi, w którym użytkownik faktycznie działa. Na przykład przypadkowo umieszczona przestrzeń znajdująca się daleko pod stołem zwiększy rozmiar zakresu roboczego do elementu, w którym znajduje się ta przestrzeń. Okazuje się, że za każdym razem Excel przy ponownym obliczaniu przetwarza stos pustych komórek. Zobaczmy, jak rozwiązać ten problem na przykładzie konkretnej tabeli.

1. Najpierw przyjrzyjmy się jego wadze przed optymalizacją, aby porównać to, co będzie po procedurze. Można to zrobić, przechodząc do zakładki "Plik" . Przejdź do sekcji "Informacje" . Główne właściwości książki znajdują się w prawej części otwieranego okna. Pierwszym elementem właściwości jest rozmiar dokumentu. Jak widać, w naszym przypadku jest to 56,5 kilobajtów.
2. Przede wszystkim należy sprawdzić, ile rzeczywisty obszar roboczy arkusza różni się od rzeczywistego obszaru roboczego użytkownika. Jest to dość łatwe do zrobienia. Wchodzimy do dowolnej komórki tabeli i wpisujemy Ctrl + End . Excel natychmiast przenosi się do ostatniej komórki, którą program uważa za ostatni element obszaru roboczego. Jak widać, w naszym konkretnym przypadku jest to linia 913383. Biorąc pod uwagę, że tabela faktycznie zajmuje tylko pierwsze sześć linii, możemy stwierdzić, że 913377 linii jest w rzeczywistości bezużytecznym obciążeniem, które nie tylko zwiększa rozmiar pliku, ale z powodu stałe przeliczanie całego zakresu przez program podczas wykonywania dowolnej czynności, prowadzi do spowolnienia pracy nad dokumentem.

   Oczywiście w rzeczywistości tak duża luka między rzeczywistym zakresem roboczym a tym, który Excel bierze za to, jest dość rzadka, a dla jasności przyjęliśmy tak wiele linii. Chociaż czasami zdarzają się przypadki, gdy cały obszar arkusza jest uważany za obszar roboczy.

3. Aby wyeliminować ten problem, musisz usunąć wszystkie wiersze, zaczynając od pierwszego spacji i do samego końca strony. Aby to zrobić, wybierz pierwszą komórkę, która znajduje się bezpośrednio pod tabelą, i wpisz Ctrl + Shift + strzałka w dół .
4. Jak widać, po tym wybrano wszystkie elementy pierwszej kolumny, od wskazanej komórki do końca tabeli. Następnie kliknij zawartość prawym przyciskiem myszy. W otwartym menu kontekstowym wybierz "Usuń" .

   Wielu użytkowników próbuje usunąć, klikając przycisk Usuń na klawiaturze, ale nie jest to poprawne. Ta czynność powoduje wyczyszczenie zawartości komórek, ale nie usuwa ich samych. Dlatego w naszym przypadku to nie pomoże.

5. Po wybraniu pozycji "Usuń ..." w menu kontekstowym otworzy się małe okno do usuwania komórek. Ustawiamy przełącznik w pozycji "Linia" i klikamy przycisk "OK" .
6. Wszystkie wiersze z wybranego zakresu zostały usunięte. Pamiętaj o ponownym zapisaniu książki, klikając ikonę dyskietki w lewym górnym rogu okna.
7. Zobaczmy teraz, jak nam to pomogło. Wybierz dowolną komórkę w tabeli i wpisz Ctrl + End . Jak widać, Excel wybrał ostatnią komórkę tabeli, co oznacza, że ​​jest teraz ostatnim elementem obszaru roboczego arkusza.
8. Teraz przechodzimy do sekcji "Szczegóły" zakładki " Plik " , aby zobaczyć, jak zmniejszyła się waga naszego dokumentu. Jak widać, ma teraz 32,5 KB. Przypomnijmy, że przed procedurą optymalizacji jej rozmiar wynosił 56,5 Kb. W ten sposób zmniejszono ją o ponad 1,7 razy. Ale w tym przypadku głównym osiągnięciem nie jest nawet zmniejszenie ciężaru pliku, ale fakt, że program jest teraz wolny od ponownego obliczenia faktycznie niewykorzystanego zakresu, co znacznie poprawi szybkość przetwarzania dokumentu.

Jeśli w książce jest kilka arkuszy, z którymi pracujesz, musisz przeprowadzić podobną procedurę z każdym z nich. Spowoduje to dalszą redukcję rozmiaru dokumentu.

Metoda 2: Usuń nadmiarowe formatowanie

Kolejnym ważnym czynnikiem utrudniającym dokument Excel jest nadmierne formatowanie. Obejmuje to użycie różnych rodzajów czcionek, ramek, formatów numerycznych, ale przede wszystkim dotyczy wypełniania komórek różnymi kolorami. Więc zanim jeszcze sformatujesz plik, musisz pomyśleć dwa razy, i czy jest to konieczne, czy bez tej procedury można łatwo zrezygnować.

Dotyczy to zwłaszcza książek zawierających dużą ilość informacji, które same w sobie mają już znaczny rozmiar. Dodanie formatowania do książki może zwiększyć jej wagę nawet kilkakrotnie. Dlatego musisz wybrać "złoty" środek między widocznością informacji w dokumencie a rozmiarem pliku, zastosować formatowanie tylko tam, gdzie naprawdę jest potrzebne.

Kolejnym czynnikiem związanym z formatowaniem i ważeniem wagi jest to, że niektórzy użytkownicy wolą formatować komórki "z marginesem". Oznacza to, że nie tylko formatują samą tabelę, ale także zakres, który jest pod nią, czasami nawet do końca strony, z oczekiwaniem, że po dodaniu nowych wierszy do tabeli nie będzie konieczne ich formatowanie za każdym razem.

Nie wiadomo jednak, kiedy zostaną dodane dokładnie nowe linie i ile z nich zostanie dodanych, a dzięki takiemu wstępnemu formatowaniu waga będzie już teraz ważona, co również negatywnie wpłynie na szybkość pracy z tym dokumentem. Dlatego jeśli zastosowałeś formatowanie do pustych komórek, które nie są zawarte w tabeli, musisz je usunąć.

1. Przede wszystkim musisz wybrać wszystkie komórki, które znajdują się poniżej zakresu danych. Aby to zrobić, kliknij numer pierwszej pustej linii na pionowym pulpicie nawigacyjnym. Cała linia jest podświetlona. Następnie stosujemy dobrze znaną kombinację skrótów klawiszowych Ctrl + Shift + strzałka w dół .
2. Następnie podświetlony zostanie cały zakres wierszy poniżej części tabeli wypełnionej danymi. Na karcie "Strona główna" kliknij ikonę "Wyczyść" , która znajduje się na wstążce w przyborniku "Edycja" . Otworzy się małe menu. Wybierz pozycję "Wyczyść formaty" w nim .
3. Po wykonaniu tej czynności formatowanie zostanie usunięte we wszystkich komórkach wybranego zakresu.
4. W ten sam sposób możesz usunąć niepotrzebne formatowanie w samej tabeli. Aby to zrobić, wybierz pojedyncze komórki lub zakres, w którym uważamy formatowanie za mało przydatne, kliknij przycisk "Wyczyść" na wstążce i wybierz "Wyczyść format" z listy.
5. Jak widać, formatowanie w wybranym zakresie tabeli zostało całkowicie usunięte.
6. Następnie zwracamy niektóre elementy formatowania do tego zakresu, które uważamy za odpowiednie: granice, formaty liczbowe itp.

Powyższe działania znacznie zmniejszą rozmiar skoroszytu programu Excel i przyspieszą pracę w nim. Lepiej jednak używać formatowania tylko wtedy, gdy jest to naprawdę istotne i konieczne, niż marnować czas na optymalizację dokumentu.

Lekcja: Formatowanie tabel w programie Excel

Metoda 3: Usuń linki

W niektórych dokumentach występuje bardzo duża liczba linków, z których wartości są zaostrzone. To również może poważnie spowolnić w nich szybkość pracy. Szczególnie mocno na ten spektakl wpływają zewnętrzne odniesienia do innych książek, chociaż wewnętrzne powiązania również negatywnie wpływają na szybkość. Jeśli źródło, z którego link pobiera informacje, nie jest stale aktualizowane, to znaczy, że zastąpienie adresów odnośników w komórkach ma normalne wartości. Może to zwiększyć szybkość pracy z dokumentem. Widok, odwołanie lub wartość znajdują się w konkretnej komórce, możesz na pasku formuły po wybraniu elementu.

1. Wybierz obszar, w którym znajdują się linki. Na karcie "Strona główna" kliknij przycisk "Kopiuj" znajdujący się na wstążce w grupie ustawień "Schowek" .

   Ewentualnie po wybraniu zakresu możesz użyć skrótu klawiaturowego Ctrl + C.

2. Po skopiowaniu danych nie usuwaj zaznaczenia z obszaru i kliknij je prawym przyciskiem myszy. Menu kontekstowe zostanie uruchomione. W tym miejscu w bloku "Parametry wstawiania" kliknij ikonę "Wartości" . Ma postać ikony z wyświetlonymi cyframi.
3. Następnie wszystkie odniesienia w wybranym obszarze zostaną zastąpione wartościami statystycznymi.

Należy jednak pamiętać, że ta opcja optymalizacji skoroszytu programu Excel nie zawsze jest akceptowalna. Można go używać tylko wtedy, gdy dane ze źródła nie są dynamiczne, to znaczy, nie zmieniają się z czasem.

Metoda 4: Zmień format

Innym sposobem znacznego zmniejszenia rozmiaru pliku jest zmiana jego formatu. Ta metoda, prawdopodobnie bardziej niż jakakolwiek inna, pomaga skompresować książkę, chociaż powyższe opcje również muszą być użyte w kompleksie.

W Excelu istnieje kilka "rodzimych" formatów plików - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Format xls był podstawowym rozszerzeniem wersji programu Excel 2003 i wcześniejszych. Jest już przestarzały, ale mimo to wielu użytkowników nadal stosuje się. Ponadto istnieją przypadki, kiedy trzeba powrócić do pracy ze starymi plikami, które zostały utworzone wiele lat temu, nawet w przypadku braku nowoczesnych formatów. Nie wspominając o tym, że w przypadku książek z tym rozszerzeniem istnieje wiele programów innych firm, które nie wiedzą, jak radzić sobie z późniejszymi wersjami dokumentów Excel.

Należy zauważyć, że książka z rozszerzeniem xls jest znacznie większa niż jej obecny odpowiednik xlsx, który obecnie jest wykorzystywany przez program Excel jako główny. Przede wszystkim wynika to z faktu, że pliki xlsx są w rzeczywistości skompresowanymi archiwami. Dlatego, jeśli używasz rozszerzenia xls, ale chcesz zmniejszyć wagę książki, możesz to zrobić, po prostu przywracając ją w formacie xlsx.

1. Aby przekonwertować dokument z formatu Xls na format Xlsx, przejdź do zakładki "Plik" .
2. W oknie, które się otworzy, natychmiast zwracamy uwagę na sekcję "Informacje" , w której wskazuje się, że obecnie waga dokumentu wynosi 40 KB. Następnie kliknij nazwę "Zapisz jako ..." .
3. Otworzy się okno zapisu. Jeśli chcesz, możesz przejść do niego w nowym katalogu, ale wygodniej jest dla większości użytkowników przechowywać nowy dokument w tym samym miejscu, co źródło. Tytuł książki, jeśli jest taka potrzeba, można zmienić w polu "Nazwa pliku", chociaż nie jest to konieczne. Najważniejsze w tej procedurze jest ustawienie pola "Typ pliku" na " Excel Workbook (.xlsx)" . Następnie możesz nacisnąć przycisk "OK" w dolnej części okna.
4. Po zapisaniu przejdź do sekcji "Szczegóły " zakładki "Plik" , aby zobaczyć, jak bardzo zmniejszyła się waga. Jak widać, wynosi ona obecnie 13,5 kilobajta w porównaniu z 40 kilobajtami przed procesem konwersji. Oznacza to, że samo oszczędzanie w nowoczesnym formacie pozwoliło skompresować książkę prawie trzykrotnie.

Ponadto istnieje inny nowoczesny format xlsb lub książka binarna w programie Excel. W nim dokument jest przechowywany w kodowaniu binarnym. Te pliki ważą nawet mniej niż książki w formacie xlsx. Ponadto język, w którym są rejestrowane, jest najbliższy Excelowi. Dlatego działa z takimi książkami szybciej niż z jakimkolwiek innym rozszerzeniem. W tym przypadku książka o określonym formacie dla funkcji i możliwości korzystania z różnych narzędzi (formatowanie, funkcje, grafika itp.) Nie jest w żaden sposób gorsza od formatu xlsx i wyższego od formatu xls.

Głównym powodem, dla którego xlsb nie stał się domyślnym formatem w Excelu, jest to, że programy innych firm z nim nie mogą działać. Na przykład, jeśli chcesz wyeksportować informacje z programu Excel do programu 1C, można to zrobić za pomocą dokumentów xlsx lub xls, ale nie za pomocą xlsb. Jeśli jednak nie planujesz przesyłać danych do żadnego programu innej firmy, możesz bezpiecznie zapisać dokument w formacie xlsb. Pozwoli to zmniejszyć rozmiar dokumentu i zwiększyć szybkość pracy w nim.

Procedura zapisywania pliku w rozszerzeniu xlsb jest podobna do tej, którą zrobiliśmy dla rozszerzenia xlsx. W zakładce "Plik" kliknij "Zapisz jako ..." . W otwartym oknie zapisu, w polu "Typ pliku" wybierz opcję "Skoroszyt Excel (* .xlsb)" . Następnie kliknij przycisk "Zapisz" .

Sprawdź wagę dokumentu w sekcji "Informacje" . Jak widać, zmniejszył się jeszcze bardziej, a teraz ma tylko 11,6 KB.

Podsumowując ogólne wyniki, możemy powiedzieć, że jeśli pracujesz z plikiem w formacie xls, najskuteczniejszym sposobem zmniejszenia jego rozmiaru jest ponowne zapisanie w nowoczesnych formatach xlsx lub xlsb. Jeśli już korzystasz z danych rozszerzeń plików, a następnie, aby zmniejszyć ich wagę, musisz poprawnie skonfigurować obszar roboczy, usunąć nadmiarowe formatowanie i niepotrzebne łącza. Największy zwrot, jaki otrzymasz, jeśli wykonasz wszystkie te czynności w kompleksie, a nie tylko jedną opcję.

• ← Odzyskiwanie brakujących arkuszy w programie Microsoft Excel
• Usuwanie strony w programie Microsoft Excel →